趋势与观点 | IT审计师在工作中如何通过敏捷来拥抱神经多样性
工作场所的神经多样性已成为2023年最热门的话题之一。在Google新闻中搜索该短语,在搜索结果的前几页上,大多来自2023年发布的内容。社交媒体正在减少与讨论心理健康和神经多样性相关的耻辱感。截至 2023年5月1日,#neurodiverse(神经多样性)在TikTok上的观看次数已超过4.63亿次;#ADHD(注意力缺陷/多动症) 和 #autism(自闭症)的人数均超过220亿。#Ocd(强迫症)的浏览量约为 57 亿次。
上述数字并不让人意外。2007年至2016年间,成年人被诊断患有注意力缺陷/多动症 (ADHD) 的比率翻了一番。有趣的是,而在新冠流行期间,其诊断率进一步提升。非正式调查表明,一旦居家工作模糊了私人时间和工作时间之间的界限,造成日常生活被打乱,成年人就会寻求诊断。
神经多样性群体在工作场所面临的最常见挑战与“执行职能”有关,或者换句话说,正如哈佛大学儿童发展中心所总结的那样,“使我们能够计划、集中注意力、记住指示并成功处理多项任务的心理过程。”如果这些听起来很熟悉,那就太好了。因为它们包含了高效 IT 审计师应具备的一套不言而喻的技能。
从专业角度来看,执行职能方面的挑战可能表现为 IT 审计师在时间管理、适当确定工作优先顺序、完成任务和/或在中断(计划内或计划外)后重新投入工作方面遇到困难。这听起来很难,对吧?如果没有适当的教育,人们可能会想知道神经多元化的人如何能够在不需要微管理的情况下成为审计团队的成员。答案其实很简单:借助敏捷的概念。
拥抱冲刺
深入了解“冲刺”的概念。建立具有明确目标和可交付成果的短小的、周期性的工作周期。IT 审计师尤其可以从中受益,因为审计计划涉及离散的程序和结果,最好通过“冲刺”式工作来实现。神经多样性的个体,尤其是患有注意力缺陷多动症的个体,能够在新的、具有挑战性的或个人感兴趣的事物(或三者兼而有之)时保持更长时间的兴趣。“冲刺”的本质可以帮助神经分化的团队成员通过按一致的时间表改变工作方向和性质来发挥高度专注的能力。例如,在 IT 审计的背景下,神经多样性审计师可以在每个冲刺中瞄准 1 或 2 个特定审计项目或可交付成果。较短的时间框架和明确定义的目标有助于让审计师保持参与并接近最佳产出水平。与此同时,IT审计本身也取得了明显的成果。通过持续满足或超越利益相关者的期望,IT 审计团队可以在内部建立声誉。
经常见面
经常见面往往是富有成效的。这有助于解决经常困扰被诊断为多动症或自闭症患者的两个常见问题:时间盲目性和任务启动的挑战。时间盲目性可以通过多种方式表现出来,包括无法准确衡量一项任务(或一系列任务)可能需要多长时间。例如,审核计划可能还剩下 5 个程序。分配到这项工作的 IT 审计师恰好也是神经多元化的人,他认为这项工作可能只需要半天时间,因此只分配了那么多时间。然而开始后,IT 审计师意识到某个程序有 4 个子步骤,需要心无旁骛地进行深入思考。IT 审计师没有做出相应的计划,因此可能会不能按时完成工作。如果每天召开一次会议并提示注意有关程序的步骤更为复杂,因此需要额外的时间,这种情况本来是可以避免的。每次审计都是不同的,但延迟完成可能会影响其他项目里程碑或整个项目的状态。
对于某些人来说,频繁的会议可以采取参加每日站会的形式。会议很短,讨论了当天的任务和潜在的障碍,并很快结束。对于其他人来说,这可能是每周与主管举行一对一会议,回顾已完成的工作并概述即将到来的任务。具体实施方式因人而异,但目标是相同的:在问题出现之前主动讨论进展、障碍和短期规划。
在场
一起工作可以帮助团队成员变得更加活跃。在完美的世界中,企业所有者和开发人员每天都在敏捷项目上一起工作。它提高了通信的质量和时间。对于神经多样性的人来说,一起工作(无论是物理上还是虚拟地打开摄像头)是一种被称为“替身”的策略。与其他人在一起肯定会改善沟通,但对于神经多样性的人来说,替身还有一个额外的好处,即通过社会压力提高生产力。替身不需要完成相同的任务,并且理想情况下,与神经多样性个体的互动最少。他们的存在足以启动任务的初始化和计划。鉴于许多 IT 审计任务通常是远程执行的,因此现场最有可能通过 Microsoft Teams、 WebEx或 GoToMeeting 等虚拟协作平台来实现。建立一种团队文化,鼓励个人与其他团队成员开始会议、打开摄像头、将麦克风静音以及彼此独立工作,这可能是神经多样性的 IT 审计师决定开始或避免一项可怕的任务和做一些可能与分配的审计工作无关的事情。
从个人开始
最后,尽最大可能围绕个人构建项目。在他们需要的地方支持他们,但相信他们能够并且将会完成工作。这可能是一个挑战,尤其是在 IT 审计和保证方面。基于风险的工作、合规要求和/或监管审查可能不会激发大多数人的热情。然而,在这些类型的项目中,有些特定领域确实与个人利益相关。如果可能的话,使其利益一致。这对每个人都有好处,尤其是神经多样性个体。虽然他们可能在执行职能方面遇到困难,但他们也往往具有高度创造力并跳出框框进行思考。满足他们的兴趣,并在他们的兴趣和工作之间建立联系是克服与任务启动和参与工作相关的挑战的特殊方法。
结论
采用敏捷技术来解决执行职能挑战,需要个人、他们的管理层以及个人所属的团队投入时间和精力。但是,对于审计经理来说,回报可能是巨大的。实际上,冲刺式的工作周期和定期会议加速了反馈循环——审计经理和审计师能够相互了解任务的进展情况以及遇到的障碍。IT 审计更有可能按时结束,并且最后一刻的更改更少。
在场并“一起但单独”工作不仅可以完成工作(从而完成项目),而且还可以成为一种无意的、省力的团队建设机制。一起工作时随意发表的评论或提出的问题可以导致确定共同的兴趣或特殊项目。审计经理(或团队)不仅仅只是在纸面上知道 IT 审计师是谁,还可以更好地了解其团队成员的个人优势和劣势。
吸引和留住神经多样性的个体意味着团队中有一个有弹性、有创造力和勇气的人。通常,神经多样性个体一生都比处于类似情况的同龄人更加努力地工作。这意味着他们深谙反复尝试的心态,并且失败是可以接受的。他们教会自己思考问题,并可能想出对其他人来说并不明显的解决方案。通过合适的环境和一些改变,神经多样性的个人可以成为任何审计团队的资产。这些变化使整个审计团队受益,而不仅仅是审计师。
编者按:本文于2023年8月15日首次发表于ISACA官网News and Trends/Industry News。尾注略。文章内容仅代表作者本人观点。
作者:AMANDA TUCKER, CISA, CDPSE,职业IT审计师,拥有超过10年的工作经验。
翻译:王亮(Lionel Wang),CISA,ISACA微信公众号特邀通讯员,致力于网络安全、数据安全、个人信息保护、工控安全以及IT审计方向的研究
校对:张锋,CISA,CIA、CISP、ISACA微信公众号特邀通讯员。